10 טיפים קטנים להתמודדות עם צמיחה מהירה של סטארטאפ

אחד האתגרים המורכבים ביותר שעוברים סטארטאפים הוא scale מהיר. אופן הצמיחה של חברות סטארטאפ מכתיב שכמעט תמיד הגדילה לא תהיה לינארית אלא בקפיצות. כלומר, ברוב הסטארטאפים, אחרי תקופה ארוכה שבה נבנה צוות מגובש, פתאום ברבעון אחד החברה מכפילה את גודלה. הקפיצה מעל 20 איש, מעל 50 איש ובוודאי מעל הנקודה שפתאום יש אנשים שבחברה שכבר לא מכירים זה את זה אפילו בשם היא מורכבת גם למנהלים וגם לעובדים.

זה לא הפוסט הכבד על בחירות ניהוליות, האם להעדיף צמיחה מהירה על פני שיבוש ה culture והתמודדות עם כמות גדולה של מנהלים חדשים. מתחייבת לכתוב את הפוסט הזה בעתיד. הפוסט הזה הוא רשימה של טיפים קטנים שיכולים להקל על כאבי הגדילה.

Introduction video

מסורת מוצלחת שהתחלנו בטקיפי. אני חושבת בשביל לשמור על culture נכון חשוב לבנות תהליך מסויים של הצטרפות עובד חדש לחברה ו'הכרות' שלו. נכון שפעמים רבות אין סיבה להכריז על כל עובד חדש ואיש חדש לצוות המכירות לדוגמה פחות רלוונטי לאנשי הפיתוח. אבל, ההרגשה שנכנס מישהו חדש לחברה בלי לדעת שום דבר עליו יוצרת פעמים רבות ניתוק מהחברה והרגשה שהחברה אולי גדולה מדי. בהצטרפות של אנשי customer success/ sales/ marketing חדשים בארה"ב, ביקשנו שיכינו כבר ביום הראשון שלהם וידאו של כמה דקות על עצמם. מה התפקיד שאליו גוייסו ומה הרקע שלהם. אבל בעיקר – איפה הם גרים, איך נראה הכלב שלהם ומה הוא אוהב לעשות, איזה תחביבים מוזרים יש להם ועוד פרטים אישיים שיכולים ליצור חיבור. את הוידאו פשוט הקרנו בישיבת החברה הקרובה בישראל. הוידאו נתן תחושה מצויינת של הכרות עם כל הצוות ויצר נושאי שיחה לשבירת הקרח באינטרקציה הראשונה עם העובד החדש. למה רק סרטונים של עובדים חדשים בארה"ב לצוות הישראלי ולא להיפך? אין תשובה טובה, האמת היא שפשוט קל הרבה יותר לבקש מאיש מכירות אמריקאי להכין וידאו על עצמו מאשר לבקש אותו דבר ממתכנת ישראלי.

קבלת פנים חמה ואמיתית ביום הראשון

הימים הראשונים הם ללא ספק הקשים ביותר לעובדים חדשים. הצגתי את הבעיה של צוות מאד מגובש ש'גדל' יחד שצריך פתאום לקלוט הרבה פרצופים חדשים. מהצד השני זה לא פשוט יותר – להצטרף לצוות קיים ומגובש זו חוויה מלחיצה. אני מאמינה שברגע שעובד התקבל לחברה צריך לעשות את המקסימום לתת לו להרגיש חלק אמיתי ממנה. השלב ראשון אולי נשמע טריוויאלי אבל הוא קריטי וחברות רבות לא לוקחות אותו מספיק ברצינות – וודאו שיש את כל הדברים הבסיסיים. כסא, מחשב, מסך, כבלים, אימייל, מפתח למשרד. לבלות יום בלי מסך מתאים או שבוע בלי מפתח למשרד מגביר את תחושת האאוטסיידריות. השלב הבא הוא להגביר את תחושת השייכות. בטקיפי, לכל עובד חדש מחכה ביום ההצטרפות סווטשירט של טקיפי, עם אוזני מפלצת מיוחדות (א.ק.א הטקיפושון). סוג של מדי נבחרת 🙂 אני מכירה חברות שמקפידות על מתנות מיוחדות ביום ההגעה או אפילו יום לפני. כמה דוגמאות שיצא לי לראות – שליחת זר פרחים/ שוקולדים יום לפני תחילת העבודה, חבילה של חולצות עם לוגו החברה לכל המשפחה (כולל ילדים ותינוקות), חבילה של swag שונים והכי פשוט והכי יפה – פתק אישי מהמנהל הישיר.  

פודקאסט פנימי

 disclaimer חשוב – רעיון שתכננתי זמן רב אבל לא יצא לי עדיין להוציא לפועל. אין הוכחות שזה באמת עובד אבל אני בהחלט מתכוונת לנסות :). אחת הבעיות שנוצרות שהצוות גדל היא שכבר אין זמן לעידכונים ומתחילים להווצר נתקים בתוך צוותים ובינהם. פעמים מסויימות אלה נתקים קריטים שפוגעים בעבודה אבל ברוב המקרים מדובר בהרגשה של 'left out'. אחד הרעיונות שהיו לי היה לבקש מהעובדים להכין כל כמה שבועות הקלטה של 15-20 דקות שבה ירחיבו על נושא שהם עובדים עליו : טכנולוגיה חדשה שנכנסה, מימוש של חלק חדש במערכת, פיצ'ר חדש במוצר, שינויים בעיצוב וכל נושא אחר מעניין שפעם היה זמן להתעדכן עליו ושהצוות גדל כבר לא. היופי בפודקאסט כזה הוא שכל אחד יכול לשמוע אותו בזמן 'מת' אחר – נהיגה לעבודה, קיפול כביסה או טיול עם הכלב. ומי שלא מוצא את הנושא חשוב/ מעניין – כמובן שלא צריך לשמוע.

ערבי חברה לא פורמאלים

ערבי חברה/ גיבוש מאורגנים לרוב פעם-פעמיים ברבעון, גם בגלל התקציב וגם בשל המחוייבות של העובדים. דרך מצויינת לגבש את החברה, ליצור קשר טוב עם העובדים החדשים ול'ערבב' קצת בין צוותים היא ליזום ערבים לא פורמאלים שאינם מצריכים תקציב או מחוייבות גבוהה. מה זה ערב לא פורמאלי? כמה דברים שעבדו טוב בטקיפי או חברות אחרות (והתחילו באופן די ספונטני דרך העובדים) :

  • ערבי משחקי קופסה (Masquerade, Avalon, werewolf ועוד)
  • משחקי כדורסל
  • צפיה משותפת במשחקי כדרוגל במשרד
  • ערבי סרט במשרד

הכלל לגבי הערבים האלה הוא שמגיע רק מי שזה מעניין אותו ומסתדר לו. בלי טיפת לחץ על מי שלא בעניין או סתם עם ילדים קטנים ולא יכול/ רוצה להשאר במשרד. וכמובן הכי טוב שיאורגן ע"י העובדים.  

קביעת מטרות ברורות

קצת יותר כבד וכנראה הרבה יותר חשוב. בחזרה לפוסט שלי על דשבורדים – אחד הדברים הכי טובים שאתם יכולים לעשות לחברה/ צוות שלכם הוא לאחד אותם סביב מטרות ברורות. לא משהו אמורפי כמו ליצור את המוצר הכי טוב בעולם אלא מטרות לחודש עד השנה הקרובה. הכוונה במטרות היא לא milestones מלחיצים אלא לנסח את העדיפויות החשובות ביותר של החברה ומה המשמעות שלהן. 2-3 מטרות לחודש זה לגמרי מספיק לדעתי.  

שבירת הקרח בארוחות צהריים

 חזרה ליום הראשון במשרד שיכול להיות חוויה לא פשוטה בעיקר אם אתה מתכנת מופנם. הנקודה הכי בעייתית היא בדרך כלל דווקא ארוחת הצהריים. בניגוד לשאר תהליך הקליטה שהוא (בתקווה) די מובנה, כאן 'נזרקים' לחברה מגובשת וקשה לא להרגיש אאוטסיידר. אם אוכלים בחבורה גדולה, רעיון יפה לשבירת הקרח והכרות באופן קליל שלא תשעמם גם את מי שמכיר זה את זה מצויין – מכינים פתקים עם שאלות שיובילו לסיפורים אישיים (לא משהו אישי או מביך מדי כמובן), מוציאים פתק וכולם עונים על השאלה. למשל : ספר על בן המשפחה הכי מוזר שלך, ספר על הדייט הראשון שלך עם בן/ בת הזוג, מה המקום הכי רחוק שביקרת בו, מה היה הבית הראשון שגרת בו. בדרך כלל שאלה אחת או שתיים כבר סוגרות את זמן ארוחת הצהריים.

פגישות שבועיות/ דו שבועיות

כתבתי על הנושא בהרחבה בעבר בפוסט הזה. המטרה בפגישות האלה היא בעיקר למקד את הצוות סביב מטרות חשובות ולא פחות חשוב – להסביר מדוע הן נבחרו ומה היו התוצאות של המטרות הקודמות. אנשים צריכים להבין למה הם עושים מה שהם עושים. כאשר החברה גדלה, פעמים רבות נוצר נתק בין המשימות לבין מה שעומד מאחוריהן. לדוגמה – למה מפתחים פיצ'ר חדש, למה בחרו דווקא עכשיו לשכתב חלקים מהקוד, למה מחדשים את האתר. הפגישות השבועיות/ דו שבועיות חשובות כדי לחבר בין כל הנקודות.

להפסיק להשתמש במילה "חדשים"

הפרדה ברורה בין ותיקים לחדשים רק עושה נזק. לדעתי זה גם יוצר הרגשה שוותק בחברה יכול להיות יותר משמעותי מכשרון. הכי קל לקרוא לעובדים החדשים פשוט 'חדשים' ולמדוד כמה זמן כל אחד בחברה. כל מנהל יודע שפעמים רבות עובדים מסויימים תורמים המון לחברה כבר אחרי חודש ואחרים מדשדשים גם אחרי שנה. להוציא את נושא הוותק מהלקסיקון הוא צעד חשוב, זה לא צבא, והזמן בחברה הוא לא פרמטר משמעותי.  

Wiki מי יודע מה

עוד פעם disclaimer על פרוייקט שהתחלתי ולא התבגר. מקווה מאד לחזור אליו בעתיד. אחד מבזבזני הזמן הגדולים ביותר בחברה שצומחת מהר הוא חוסר תקשורת עם האנשים המתאימים. פעמים רבות עובד חדש צריך לשאול משהו לגבי ספרייה שנכתבה לפני שנתיים, ה wordpress של הבלוג, עדכון של שרת באמאזון  או עבודה עם כלי צד שלישי. רשימה פשוטה  של מי מהעובדים עבד על איזה חלקים של המערכת ומי מכיר כל כלי טוב יכולה לחסוך המון זמן וכאבי ראש.

הגרלת קבוצות אקראיות לארוחת צהריים

רעיון מקסים שמגיע מחברת אאוטבריין. לא הגעתי אף פעם לשלב של חברה עם מאות אנשים שם זה מתחיל להיות רלוונטי אבל נשמע לי רעיון מעולה לחברות שחצו את רף המאה איש. באאוטבריין פיתחו תוכנה פשוטה שמגרילה פעם בחודש קבוצות אקראיות של 4-5 עובדים בחברה. אותה קבוצה יוצאת לצהריים ביחד.