18 טיפים לשיפוץ משרד

החודש, לאחר שיפוץ תחת לוחות זמנים קשוחים, נכנסנו למשרדים החדשים שלנו, הפעם כ LinkedIn. זה המשרד העשירי(!) שיוצא לי לשכור, לתכנן מחדש ולשפץ. לאורך שנות היזמות שלי, יצא לי כל שנה וחצי בממוצע לעבור משרד ולהתאים אותו לצרכינו, משיפוצים קטנים עד הרפתקאות שיפוצים גדולות. גם בסביבה היברידית, עדיין למשרד יש חלק עצום ביצירת התרבות של החברה.

אז, לכבוד המשרד העשירי שלי, 18 טיפים ליצירת חלל כמה שיותר נכון לחברה שלכם. הרבה טיפים מבוססים על טעויות יקרות שלמדתי לאורך הדרך.

פוסט קצת נישתי אבל מאד רלוונטי לכל מי שמתכנן מעבר בקרוב. מהדברים הקטנים כמו איפה לשים את השקעים ועד כמה שטח באמת צריך לשכור.

1. תכננו מפסק מרכזי בכניסה לכל האורות והמזגנים. מי שנשאר אחרון במשרד לא צריך להיות אחראי על כיבוי כל האורות במשרד, וזה גם יותר ירוק.

2. קנו שולחנות ברוחב של לפחות 140 ס״מ. מתחת לכך זה מוריד פרודקטיביות. שווה מאד להשקיע גם בשולחנות מתכווננים שמאפשרים שליטה בגובה ואפשרות לעבוד בעמידה. יש דגם מצויין באיקאה.

3. שווה ליצור אזור גדול יחסית לאכילה משותפת. נכון, זה לוקח לא מעט מקום על חשבון החדרים אבל זה יוביל לתרבות הרבה יותר טובה. האפשרות לאכול כולם ביחד כקבוצה בארוחות היא משמעותית. אני חובבת שולחנים גדולים וארוכים שלא מייצרים ׳חבורות׳ קבועות. כלומר פחות קפיטריות עם שולחנות לארבעה אנשים ופשוט שולחנות גדולים ככל האפשר ע״פ החלל שלכם. שווה שיהיה מקום ישיבה בו זמנית ללפחות לחצי מהעובדים בחברה אם לא ליותר. כלומר, אם יש לכם 40 עובדים בחברה, שווה לתכנן 20 מקומות ישיבה במטבח.

4. אל תחסכו בשטח המשרד. עצה שקשה ובעיקר מפחיד ליישם. כאשר חותמים חוזה שכירות, מתחייבים לרוב לפחות לשנתיים, זמן נצח במונחי סטארטאפים. זו מחוייבות גדולה שרובנו היזמים מנסים לצמצם ככל האפשר. לרוב אנחנו חותרים לשכירת שטח שמתאים לאיפה שהחברה תהיה עוד שנה ע״פ חישוב הושבה די צפוף שרובו מבוסס על אופן ספייס. בוא נודה באמת, אופן ספייס לא באמת עובד בישראל. אין לנו תרבות שמירה על שקט, אנשים עולים על שיחות טלפון וזום רועשות בחלל המשותף ומצטרפים לכל שיחת מסדרון שמתחילה בחלל המשותף. חלוקה לחדרים של 4-5 עובדים בדרך כלל הרבה יותר הגיונית. זה לוקח יותר מקום אבל שווה את זה. בואו נעשה סימולציה קצרה. למשל, עלות מ״ר במשרד שאתם מתכננים לשכור היא 150 ש״ח למ״ר. תכננתם להשכיר 200 מ״ר שיספיקו ל 18 עובדים באופן ספייס. העלות החודשית היא 30,000 ש״ח. עכשיו בואו נסתכל על הרחבת המשרד ל 300 מ״ר – העלות עולה ל 45,000 ש״ח, כלומר 15,000 ש״ח הפרש. ההפרש שווה לשליש מהעלות של עובד, וזה יקנה לכל אחד מהעובדים עוד 50% מקום! זה יאפשר הרבה יותר גמישות, עוד חדרי ישיבות וסביבת עבודה שקטה. הסיכוי שתכנון משרד נכון ומרווח יותר לא יוביל לעלייה בפרודקטיביות ששווה לפחות לשליש משרה של עובד היא אפסית. עוד תסריט חשוב לחשוב עליו הוא התסריט האופטימי – הולך לכם טוב, גייסתם מהר יותר ממה שחשבתם ואתם לא רוצים לעבור משרד כל שנה. אני הייתי עושה חישוב בכניסה למשרד של בערך 20 מ״ר לעובד (שיהיה מקום לגדול) והמינימום לעובד לא צריך לרדת לדעתי מ 13 מ״ר.

5. מחיר השיפוץ הרבה יותר משמעותי מאשר מחיר השכירות. בתור סטארטאפ, סיכוי טוב שתעברו משרד כל שנתיים בערך. זה לא מתיישב טוב עם עלויות שיפוץ שלא מחזירות את עצמן. נחזור לדוגמה הקודמת, המשרד שאתם מסתכלים עליו עולה 30 אלף ש״ח בחודש. בואו נגיד שאתם מתכננים שיפוץ קטן עד בינוני – לשבור כמה קירות, להחליף את המטבח, לתקן מזגנים, להוסיף כל מיני אלמנטים ייחודיים לחברה שלכם. שיפוץ כזה יכול להגיע בקלות ל 500 אלף ש״ח. אם תהיו במשרד שנתיים – עלות השיפוץ תתרגם למעשה למעל 20 אלף ש״ח כל חודש. כלומר, הייתם יכולים לשכור משרד במחיר כמעט כפול בלי השיפוץ. לתת את האוירה במשרד זה יחסית זול – גרפיקה, צבע, ריהוט כיפי. עבודות תשתית ושינוי החלוקה זה הרבה יותר יקר. שווה הרבה פעמים לקחת משרד יקר יותר שמצריך פחות שיפוץ מאשר ׳מציאה׳ עם שיפוץ יקר.

6. בחרתם לעבוד עם מעצב פנים? תוודאו שאתם מיושרים מבחינת עלויות האלמנטים במשרד. עלות של מעצב/ת פנים היא הוצאה אחת ולרוב העלות סבירה. ההוצאה הגדולה יותר תהיה הבחירות שלו או שלה לחומרים והאלמנטים במשרד. שאלת מפתח בהכרות למשל היא לשאול את המעצב איך הוא עם ריהוט (לפחות חלקי) מאיקאה? תראו שאתם מיושרים ולא שהגעתם לאחלה עיצוב אבל המעצב מתעקש לייבא לכם דברים מאיטליה למשרד של סטארטאפ בתקציב מוגבל.

7. ישיבה נמוכה בחדר הישיבות. אחד האלמנטים שאפיינו כמעט תמיד את המשרדים שלי היה חדר ישיבות שנראה כמו סלון, כלומר כורסאות וספות עם שולחן קטן במרכז במקום שולחן ישיבות. חדר הישיבות הוא הלב של המשרד ושם יתקיימו כל הפגישות הקריטיות – ראיונות עבודה, החלטות הנהלה, בורדים. תחשבו רגע עליכם יושבים על כסא משרדי, צמודים לשולחן ישיבות, לעומת איך שאתם יושבים על ספה נוחה. האופי משתנה. אישית, אני גם ממש לא אוהבת לשבת מול אנשים, בעיקר בראיונות עבודה. ישיבה אחד ליד השני או בתשעים מעלות, יוצרת שיח הרבה יותר רגוע. לא כולם אוהבים את צורת הישיבה הזו, במעבר למשרדים הנוכחיים שלנו הוחלט, למורת רוחי אבל באופן דמוקרטי, שחדר הישיבות הראשי יהיה ׳סטנדרטי׳, בשביל עבודה יותר נוחה עם מחשב וייצוגיות. חדרים אחרים יהיו לשמחתי בסגנון סלון.

8. כדאי שתהיה לפחות ספה אחת שאפשר לישון עליה, עדיף באחד החדרים הפנימיים. לא, לא בקטע של עבודה מטורפת מסביב לשעון ולהשאר לישון במשרד. אבל, ספה שאפשר לצנוח עליה היא ממש שימושית. יש לא מעט פעמים שמישהו מרגיש לא טוב, מישהו חייב להניח את הראש קצת לפני איזה פגישה קריטית, מישהי בהריון שצריכה את ההפוגה הזו.

9. הרבה מקום לאחסון אוכל, פחים גדולים, מדיח טוב. נשים בצד את בדיחות ה 24 טעמי גלידה, היצע טוב של אוכל במשרד מעלה פרודקטיביות ויוצר לדעתי חלק חשוב מהתרבות של החברה. ממש חשוב מנסיוני שיהיו הרבה מגירות לאחסון אוכל ומקרר גדול. זה נותן תחושה נעימה וביתית. שווה למקם לפחות 2-3 פחים גדולים ככל שאפשר במטבח. לרובנו אין שירותי ניקיון מסביב לשעון או עובדים חרוצים שמתנדבים להוריד את הזבל ואם אין מספיק מקום לאשפה, אחרי ארוחת הצהריים המטבח הופך לזירת פשע של שאריות וולט. מדיח טוב וגדול הוא גם קריטי.

10. הורגי עציצים סדרתיים? תבחנו אופציה של קיר ירוק. אני אישית מאד אוהבת נגיעות של צמחייה במשרד וחושבת שזה מוסיף הרבה רוגע. אלא אם כן יש לכם חובב צמחים מושבע בחברה, רוב הסיכויים שעציצים רגילים ימותו במהירה. זממתי על קיר צמחייה (קיר ירוק) כבר הרבה זמן ובמשרד הנוכחי סוף סוף בנינו אחד. זה לגמרי הייטק – קיר שמשקה את עצמו וחברה שבאה לתחזק אותו כל כמה שבועות. אפשר גם להצטייד במנורות מיוחדות שיאפשרו לכם לשים את הקיר במיקומים פנימיים שאינם ליד חלון. מחירים סבירים לחלוטין.

11. מלא מלא נקודות חשמל. אם אתם משפצים ומתכננים נקודות חשמל חדשות – שימו כמה שיותר, בכל פינה. באופן המקובל, עושים תכנית העמדה לשולחנות ושמים כמה שקעים ליד כל אחד מהם. בפועל, כל עובד צריך לחבר המון מכשירים ואז מתחילים לצוף מפצלים בכל מקום ו… חודשיים לתוך הכניסה למשרד כולם כבר משנים את תוכניות ההעמדה וכבלים מאריכים ממלאים את החלל. ממש פשוט בשלב השיפוץ להוסיף הרבה נקודות חשמל, מאוחר יותר זה כאב ראש לא קטן.

12. תשקיעו במיזוג האויר. יצא לי לעבוד במשרדים בהם מצב הטמפרטורה הוא ׳חם מדי׳ או ׳קר אנטרטיקה׳, בלי שום דבר באמצע. זה ממש מתסכל ויוצר כל הזמן ויכוחים לא נעימים. תכנית שתמיד היתה לי בראש ומעולם לא העזתי להוציא לפועל היא לחלק את הישיבה במשרד לא לפי צוותים או חלוקה מקצועית הגיונית, אלא לפי העדפת טמפרטורה. כלומר מי שסובל מחום ישב עם דומיו ומי שכמוני, יושב עם מפזר חום צמוד כל החורף, יחלוק חדר עם מאותגרי קור דומים. לקפוא מקור כל היום או למות מחום זה לא ממש תורם לאוירה או לפרודקטיביות.

13. שני דברים שאל תחסכו עליהם בשום אופן: ריהוט ארגונומי ואקוסטיקה. בכללי, אני חושבת ששיפוץ משרדי סטארטאפ, כל עוד החברה בשנים המוקדמות שלה, צריך להיות יחסית צנוע. אפשר להגיע לתוצאות מדהימות גם בלי להשקיע המון ובלי לקנות את כל הריהוט בטולמנס. גם אם יש לכם תקציב נמוך – לא הייתי מתפשרת על ריהוט ארגונומי טוב ועל פתרונות אקסוטיים בין החדרים.

14. תנו טון ייחודי לכל חדר. חלק מבניית תרבות טובה היא יצירת זהות – לכל החברה ולכל צוות. גם אם המשרד שלכם ממש יפה, יש משהו קצת מבאס במשרד שכולו נראה אותו דבר וכל חדר זהה לשני. ביצירת זהות עיצובית לחדרים והאזורים השונים, תיווצר גם זהות חברתית גם למי שיושב שם. במשרדים האחרונים שלנו, כל חדר היה ממותג סביב חיה אחרת – פיל, אריה, פלמינגו, זברה, וכו׳. היה לכל חדר צבע שונה והרבה אלמנטים חמודים סביב אותה חיה. זה נתן הרבה אופי למשרד.

15. תקחו ברצינות את בקשת ההנחה בארנונה. לא בדיוק קשור לשיפוץ אבל מגיע ממש בסמוך. אם אתם בתל אביב, לחברות תוכנה מגיעה הנחה משמעותית מאד בארנונה. לצערי, הקריטריונים לא מאד ברורים וההתנהלות מול המחלקה שם מורכבת. תגישו את הבקשה להנחה כמה שיותר מוקדם ותכינו את שיעורי הבית שלכם טוב לפני הפגישה. אני תמיד לקחתי את הפגישות עם הנציג מהעירייה בעצמי. חשוב מאד שיבינו שאתם חברת תוכנה ולא שירותים, לפעמים שימוש במילים הלא נכונות יכול לגרום לאובדן ההנחה או לעירעורים של שנים….

16. הומור במשרד. ברוב המשרדים שלי היה לי תקציב מאד מוגבל לשיפוץ. אם אתם סטארטאפ בתחילת הדרך לא יהיה לכם כנראה משרד שיפיל את הלסת, וגם לא צריך. אבל יש הרבה אלמנטים עיצוביים זולים וכיפיים שישנו לגמרי את החוייה במשרד. בטקיפי, עם המחתוג של המפלצות, היתה לנו פינת קבלה מפלצתית, קצת כמו פינת ציד עם שטיח דוב וראשי אייל, אבל הכל עם ראשי מפלצות ואלמנטים הומוריסטיים אחרים. באוריבי היו אלמנטים חזקים של חיות, חלקם הומוריסטיים כמו חדר שלם ורוד עם הרבה ציורי פלמינגו. יש לי גם תכנון למשהו מצחיק במשרד החדש פה…

17. שילוט נורמלי. תשקיעו בשילוט נורמלי למשרד. אתם לא רוצים לבזבז את הזמן היקר שלכם ושל העובדים בהסברים אינסופיים לשליחי וולט וגם לא רוצים שמרואיינים שבאים אליכם יאבדו בבניין.

18. תהיו ירוקים איפה שאפשר. לא באמת קשור לשיפוץ אבל חלק משמעותי מהמשרד. אחד הקרבות העיקשים שלי (לפעמים בהצלחה ולפעמים לא) הוא לא להכניס כלים חד פעמיים למשרד. אני ממש לא רואה שום הסבר הגיוני שעובדים ישתו רק בכוסות חד פעמיות כל היום.